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La necesidad por parte de las despachos profesionales de preservar la información contenida en sus archivos documentales, el control de acceso a la información y facitilar la consulta por motivos históricos, estadísticos u otros; por parte de sus empleados u otros, ha movido a Global Consulting Servicios Integrales S. L. (GCSI) a realizar un proyecto para que dichas despachos profesionales puedan realizar el traspaso de la documentación existente en sus archivos en soporte físico (papel) a soporte digital.
Los archivos físicos de muchos de las despachos profesionales están sufriendo procesos de deterioro victimas de la acción conjunta del tiempo, (envejecimiento del soporte papel), humedades, microorganismos etc. que pueden llevar al deterioro y perdida parcial, y en algunos casos total, de los documentos del archivo. Para cualquier despacho profesional la perdida de esta información es un inconveniente, cuando no un desastre, pues no deja de perderse la memoria de la misma y de los hechos referentes a los proyectos y las personas bajo su tutela, además el espacio ocupado por el archivo, en muchos casos, repercute en la economía despacho profesional en función del coste económico del metro cuadrado construido o en alquiler y del nivel de seguridad exigido.
Es un deber y una obligación moral el poder transmitir a las futuras generaciones la mayor cantidad posible del archivo histórico, no sólo por su importancia como tal, también por la información que contiene, que nos ayudará a conocer mejor el desarrollo de la historia de nuestra despacho profesional y la evolución del mismo.
El acceso a la información que poseen nuestras despachos profesionales es muchas veces complicado y costoso, los motivos van desde la logística del archivo, (tanto por su ubicación como por la escasez de espacio y muchas veces lo inadecuado del lugar); el tamaño del archivo, siempre creciente, hace que el mantenimiento adecuado de orden y conocimiento de la ubicación de las informaciones concretas, el tiempo que se emplea en la búsqueda de determinados documentos o el deterioro que pueden sufrir algunos de los mismos, que el tiempo ha convertido en muy frágiles, cuando son consultados. A su vez el proceso de envejecimiento diario, inexorable por otra parte, hace complicado el seguir cumpliendo esos objetivos con ratios de seguridad y operatividad deseables y necesarias.
Tomar medidas para que el archivo físico quede reducido a lo realmente importante y trascendente, y a su vez la mayor cantidad de información posible sea accesible y pueda estar a disposición de las personas que necesitan su consulta, , bien por el interés general de la propia despacho profesional o de personas componentes de la mismas para proyectos, informes, estadísticas etc., se convierte en una necesidad, que podríamos calificar de imperiosa para dichas despachos profesionales, y en muchos de los casos no pueden ser demoradas sin riesgo de poder sufrir perdidas importantes dentro del archivo documental.
El proyecto que GCSI presenta esta pensado para que las despachos profesionales obtengan un claro beneficio en la gestión documental tanto de su archivo histórico, como del archivo actual generado diariamente como se especifica a continuación:
- Todo el archivo, tanto histórico como actual puede estar SALVAGUARDADO mediante soporte digital.
- La consulta del archivo se puede realizar por cualquier persona autorizada, existen niveles de accesibilidad a los archivos.
- LIMITACIÓN DE ACCESO al archivo en función de responsabilidades, salvaguardando la confidencialidad de documentos del archivo.
- El archivo histórico puede ser consultado para tramitaciones, estudio, etc. Sin tener que desplazarse y buscar en el archivo físico, con el consiguiente AHORRO DE TIEMPO. Se pueden llegar a realizar consultas desde poblaciones, regiones o países alejados de la ubicación del archivo.
- PERMITE LA REDUCCIÓN AL MÍNIMO DEL ARCHIVO FÍSICO, ya que sólo será necesario conservar en papel aquellos documentos que realmente tengan valor histórico. (Se pueden eliminar documentos sólo válidos a nivel de información consultiva o meramente estadística)
- PREVENIR EL DETERIORO Y/O PERDIDA por uso de aquellos documentos, que por su importancia, tienen valor histórico e interesa su conservación física.
- La no ingerencia continua de personas en la consulta de los documentos históricos permite una MEJOR CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ORDEN del archivo.
AHORRO DE COSTES DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO.
- Al existir menos papel se necesitarán menos metros para su almacenaje
- La limpieza y mantenimiento del archivo al ser menor, será más rápida y fácil.
- Ahorro de compra de papel y tinta para generar documentos para el archivo al poder generar directamente documentos digitales para el mismo.
- Ahorro de tiempo en las consultas a realizar desde oficinas o ubicaciones lejanas al archivo. También existe la posibilidad de realizar consultas con el simple acceso Internet.
Así mismo además de los beneficios expresados anteriormente la despacho profesional obtiene una serie de Ventajas.
- Se simplifica el poder ejecutar requisitos de salvaguardia y custodia de datos personales sujetos a la L.O.P.D.
- Se garantiza el mantenimiento del archivo sin pérdidas de documentos por causas naturales o accidentes.
- Mantiene la posibilidad de consulta del archivo, tanto de forma presencial en oficinas centrales, como a control remoto (delegaciones).
- Permite ver el documento original de forma remota evitando errores de trascripción.
- Permite ver a el/los interesado/s el documento real, así mismo.
- Permite entregar de forma inmediata copia del documento archivado si fuera necesario.
DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO
La digitalización del archivo tiene como primer paso la reflexión para una correcta planificación del trabajo, es fundamental la creación de un árbol de trabajo; a la vez se deben de planificar los flujos de trabajo (Workflow) en función de una observación clara de procedimientos actuales y su mejora si es posible.
Se deben de tener claros los objetivos, pues en ellos estarán las claves de las repuestas a las preguntas que se deben hacer:
¿En qué orden vamos a digitalizar?
¿Cómo realizar las copias digitales?
¿Cómo realizar las copias de seguridad?
¿Quién va a poder acceder a la información?
¿Cómo acceder a la información?
¿Cómo se va a administrar todo el sistema?
También debemos de tener en cuenta la planificación del archivo futuro, cómo se realiza el trabajo diario en la despacho profesional y como se va a realizar a partir de ahora con todos los niveles de seguridad y con la planificación del árbol de trabajo que debe de ser concordante con el árbol del archivo histórico.
Creación de cronogramas de digitalización.
Los cronogramas de digitalización permiten una planificación correcta del trabajo en función del orden de preferencias planteado por los responsables del despacho profesional.
La Digitalización del archivo debe de tener una reflexión para planificar cómo queremos conservarlo y la forma más sencilla posible de realizar búsquedas para consultarlo. Puede ser en un soporte digital, unidades de cinta, disco duro externo, CD, DVD, etc. que nos permita conservarlo con seguridad y consultarlo de manera ocasional y también poder alojarlo en un servidor, para ser consultado con rapidez y facilidad en cualquier momento, tanto “in situ” como de forma remota y con seguridad, de forma que sólo puedan acceder a la documentación aquellas personas que tengan el rango y la autorización necesaria para hacerlo.
El proyecto de digitalización que planteamos tiene una cualidad muy importante, la versatilidad y la estructura modular del mismo. Versatilidad en cuanto se pueden modificar (no sin costos de tiempo) los procesos de trabajo y variar la prioridad y cronogramas de los mismos. Estructura modular, en tanto en cuanto que se pueden estructurar el conjunto del proyecto en módulos independientes que se pueden ir uniendo al proyecto una vez acabados, pero permitiendo hacer uso de los servicios que nos proporciona el proyecto desde la implantación del primer módulo.
Nuestro despacho profesional plantea una estructura base que se refleja como se muestra a continuación:
Esta estructura permite que se pueda trabajar con cualquiera de los tres tipos de archivos de manera independiente, afrontar el proyecto sobre cada uno de los archivos de forma aislada, y en fases posteriores ir añadiendo al proyecto actuaciones, hasta la total conclusión del mismo. A su vez nos permite realizar una parte del proyecto como proyecto total, sin tener en consideración las otras partes del mismo.
Para la totalidad del proyecto, o para cualquiera de las partes que componen el mismo, GCSI dispone de la planificación del trabajo tanto a nivel de material tecnológico, como de capital humano cualificado para la consecución del mismo. No obstante la política de GCSI es la de formar personal para la realización del proyecto dentro del propio despacho si fuese posible, con el consecuente abaratamiento de costes.
MÓDULOS INDEPENDIENTES
Digitalización del archivo histórico.
-Copia de seguridad.
(Opcional)-Copia de consulta.
(Opcional)-Alojamiento en gestor documental*.
Digitalización del archivo en uso.
-Copia de seguridad.
(Opcional)-Copia de consulta.
(Opcional)-Alojamiento en gestor documental*.
Digitalización de archivo futuro.
-Alojamiento en gestor documental*.
(Opcional)-copia de seguridad en remoto.
* Para el alojamiento en el gestor documental es necesario la captura de datos de los documentos digitalizados.
En el momento del comienzo de realización del proyecto se procederá a las homologaciones técnicas de equipos y otros elementos para la realización del mismo. Se podrán utilizar equipos, ya propiedad de la despacho profesional, siempre que sean homologados por la despacho profesional GCSI, de no tener la despacho profesional estos equipos y materiales, se propondrá la compra de los mismos en base a las necesidades previstas para la realización del proyecto. El resto de equipos y materiales que no sean necesarios una vez implantado el proyecto los aportará GCSI retirándolos una vez acabados los distintos procesos. Es muy importante que los materiales cumplan las especificaciones técnicas mínimas requeridas para la correcta realización del mismo, en caso de no cumplir las especificaciones técnicas, GCSI no garantizará el correcto funcionamiento del mismo.
Durante la realización del proyecto se procederá a la formación del personal de la despacho profesional en la utilización del programa de gestión de documentos, así como al administrador/es del mismo para la correcta realización del flujo de consultas y delimitación de accesos en función de departamentos y niveles de responsabilidad, también se formará a la persona responsable del archivo para poder gestionar el uso correcto de las consultas del archivo histórico, así como el envió de documentos mediante correo electrónico o en soporte digital. En todos los casos en la formación se incluirá un módulo sobre protección de datos de carácter personal. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y disposiciones posteriores.
Bien este es básicamente el proyecto que presentamos, su realización es hoy por hoy fundamental, garantiza la conservación del archivo documentalen soporte digitaly unacorrecta gestión de la información, en soporte digital, que existe dentro de las despachos profesionales, nos prepara para el futuro y revitaliza nuestro presente.