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Comunicaciones y Movilidad
Plataforma de Comunicación
La Telefonía IP es un término que está de moda. Está revolucionando el mundo de las comunicaciones y, en particular, el mundo de la empresa.
Pero ¿por qué? ¿Qué es en realidad la Telefonía IP?
Para entenderlo bien, veamos primero el funcionamiento de una instalación tradicional dentro de nuestra empresa.
Cuando conectamos un nuevo teléfono, lo hacemos a un par de hilos de cobre (la línea telefónica) que transportan nuestra voz en forma de una señal eléctrica hacia un equipamiento de comunicaciones (la centralita de la empresa). Este elemento es el que es realmente establece la comunicación conectando una extensión con otra o con el exterior.
Uno de los aspectos esenciales de esta forma de telefonía es que ese par de hilos son dedicados, es decir, transportan exclusivamente la voz.
Si observamos un puesto de trabajo normal de una oficina, veremos que el ordenador se conecta a la red interna de la empresa a través de un conector diferente, el de LAN. Por él van datos, nuestro correo electrónico, las páginas web que visitamos o la información de las aplicaciones informáticas que utilizamos.
Pero ¿por qué esta duplicidad? ¿Por qué deben existir dos tipos de cables? ¿No sería posible utilizar uno solo para todo?. La respuesta a esta pregunta es SI: con la Telefonía IP.
La Telefonía IP consiste en convertir la voz en datos también, y de la misma naturaleza que los que manejan nuestras aplicaciones. De esta forma, voz y datos comparten la misma red.
Es lo que se denomina convergencia y es la llave que abre un mundo de nuevos servicios y posibilidades.
Beneficios de la Telefonía IP
Entre los muchos beneficios que nos aporta la Telefonía IP podemos destacar los siguientes:
AHORRO
Disminuyen los costes de instalación.
Integrando voz y datos en una única red de comunicaciones se puede ahorrar hasta un 50% de los costes iniciales de instalación de las infraestructuras de comunicaciones al realizar un sólo cableado en vez de do; se utiliza cableado TCP IP.
Disminuye los costes de explotación.
Es posible utilizar tanto las líneas telefónicas tradicionales como los nuevos servicios ofrecidos por operadores de telefonía por Internet, seleccionándose de modo automático aquel que sea más económico en función de la llamada que se va a realizar. Se puede disponer de varios números de teléfono sin necesidad de contratar líneas a su operador de telefonía tradicional ni pagar cuotas mensuales, pagando solo el consumo realizado. Esto ayuda también a mejorar la imagen de las pequeñas y medianas empresas.
Flexibilidad del sistema.
El sistema permite que los puestos sean flexibles, de manera cuando cambiamos de despacho la extensión adjudicada se mantiene en el teléfono, llevando el teléfono a la nueva ubicación mantenemos la extensión.
Dimensión escalable.
Se pueden aumentar extensiones sin tener que prever la capacidad de la centralita, el número de extensiones es altísimo, cabe la posibilidad de extensiones en movilidad.
FUNCIONALIDAD
AVANCES TECNOLOGICOS
Los avances tecnológicos que contiene la centralita permiten disponer de las funcionalidades de los grandes sistemas de telefonía a un precio considerablemente menor.
Personalización de los mensajes de bienvenida en la recepción de llamadas. Gestión de llamadas entrantes (Atención de llamada automática por operadora virtual). Respuesta de voz interactiva. Contestación personalizada para cada extensión. Sistema de buzón de voz personalizable en cada extensión. Grupos de buzón de voz.
Agentes de llamadas en remoto. (Posibilidad de operadora desde puesto remoto).
Gestión automática de las llamadas en las diferentes franjas horarias y según su calendario laboral. Configuración de horarios de atención al público. (Posibilidad de aceptación de llamadas fuera de hora mediante contraseña).
Las tareas diarias de gestión se pueden realizar en varios minutos. El personal de administración podrá agregar nuevos usuarios, privilegios, limitando recursos, activar o desactivar servicios de llamadas etc.
Gestión de llamadas entrantes (Atención de llamada automática por operadora virtual). Enrutamiento automático de llamadas. Respuesta de voz interactiva.
Transferencia de llamadas de forma ciega o con consulta.
Colas de espera con música de fondo o contestadores automáticos. Permite la utilización de música en formato MP3 (limitaciones legales de reproducción). Pueden gestionarse colas de llamadas entrantes y salientes. También se pueden gestionar las colas de agentes (operadores) en caso de tenerlos.
Indicadores visuales y sonoros de mensajes de voz no escuchados.
Reenvío de llamadas. Salto de extensión en caso de:
-Ocupado
-No Disponible
-Variable (en función de horarios o disponibilidades)
Enrutamiento automático de llamadas por opción predeterminada de reconocimiento de números.
Redirección de llamadas a diferentes destinos en función del número llamante. Permite que números conocidos o predeterminados sean enviados directamente a una extensión.
Recepción de alarmas y control de telefonillos de acceso.
Posibilidad de encuestas de calidad u otras automáticas (una vez finalizada la llamada se pueden generar encuestas al interlocutor).
Gestión de la seguridad de su instalación mediante números identificativos (PIN) y passwords.
Generación de informes con una completa información sobre el uso de sus recursos de telefonía y comunicación. La centralita puede también ir interconectada con programas de BB DD y CRM.
Monitorización de las llamadas gestionadas por la centralita.
Registro de llamadas.
Posibilidad de conectar un terminal telefónico o un ordenador con capacidad multimedia a través de Internet y acceder a su centralita desde cualquier lugar de una forma totalmente transparente, como si estuviera en su propia oficina.
Captura de llamadas Pick-up, que nos permite recoger llamadas de otras extensiones cuando están sin ocupar.
Permite la realización de llamadas a números externos y los comunica entre si. (Trunking)
Lógica de extensión flexible. Busca contestación en números sucesivos.
Sistema de acceso directo entrante. Aparcamiento de llamadas, llamada en espera
Lista verbal del directorio de extensiones.
Fecha y hora (verbal). Reconocimiento de voz.
Extensión en movilidad. Si no estas en la extensión fija se pueden desviar al móvil, si la llamada es en IP es gratuita.
Integración del FAX, (envío y recepción), sin necesidad de ningún dispositivo adicional, ni de una línea de teléfono dedicada. Permite enviar y recibir fax por cada extensión. (Discriminación automática). Los fax se pueden enviar por los ordenadores pudiendo ser este una extensión, se pueden recibir los fax como correo electrónico como documento adjunto.
Recepción de mensajes del contestador automático mediante correo electrónico (el mensaje se transmite como documento sonoro adjunto)
Multiconferencia, tanto entre extensiones internas como externas, (en externas limitado al número de líneas telefónicas).
Interconexión entre sedes. De existir varias sedes, pueden estar intercomunicadas sin ocupar las líneas telefónicas.
Permite la realización de multiconferencia, tanto entre extensiones internas como externas, (en externas limitado al número de líneas telefónicas).
Grabación de llamadas.
–Bajo demanda
-Todas
-Ninguna.
Videoconferencia (Es posible la realización de videoconferencias siempre que los terminales utilizados tengan cámara).
Permite la gestión de listas negras, números predeterminados que son rechazados automáticamente.
Interconexión entre centralitas, la centralita puede estar interconectada, con una o varias centralitas, actuando como centralita común. Además permite el balanceo entre las centralitas intercomunicadas de manera que en caso de tener todas las líneas ocupadas se puede recibir o llamar por otra de las centralitas.
Permite la conexión con centrales o líneas de distinto protocolo con convertibilidad inmediata.
Sala de conferencias.
Uno de los avances tecnológicos mas llamativos y que aporta importantes posibilidades de cara al mundo empresarial y comercial es la sala de conferencias. La sala es lógicamente virtual y nos permite tener una comunicación múltiple (todos a la vez) entre varias personas ubicadas en lugares dispares, la sala virtual puede estar compuesta por personas en extensiones de la empresa o en líneas ajenas, [Ejemplo. Recibimos una o varias llamadas exteriores desde líneas fijas o móviles, las podemos invitar a entrar en la sala de conferencias, la operadora virtual les indicará que entra en la sala y les informará las personas que están utilizándola, también avisa a los conferenciantes de las nuevas entradas, se pueden ir incorporando personas tanto desde líneas exteriores, (limitado al número de líneas de entrada en la empresa) como desde extensiones internas de la empresa. Cuando una persona sale de la sala virtual de conferencias el propio sistema nos avisa de la persona que abandona la conferencia. Las personas que intervienen en la conferencia no tienen que estar necesariamente en extensiones fijas, pueden hacerlo desde extensiones móviles lo que nos permite mantener reuniones desde ubicaciones tan dispares como aeropuertos, hoteles, etc. siempre que tengamos la posibilidad de acceder a una conexión WIFI o 3G].
Avisos Generales y Alarmas.
La centralita de voz IP permite realizar avisos o comunicados a todas las extensiones en el mismo acto, aún estando colgados los auriculares. Podremos hacer llegar un comunicado verbal, ante una alarma, un desalojo, un comunicado de interés general, etc., a todas las extensiones con la máxima celeridad permitiendo la toma de medidas urgentes o realización de actos necesarios, por parte de toda la empresa, sin demoras.